अगर आप MS Excel का इस्तेमाल करते हैं तो आपको पता होगा कि Excel में काम करना जितना आसान है, उतना ही मुश्किल तब लगने लगता है जब Data बहुत ज्यादा हो जाता है। किसी को रोज Salary Sheet बनानी होती है, किसी को Attendance का हिसाब रखना होता है, तो किसी को हजारों लोगों का Data Manage करना होता है।

ऐसे काम में अगर आपको Excel के कुछ जरूरी Formulas, Tips और Keyboard Shortcuts पता हैं, तो आपका काफी समय बच सकता है।

इस लेख में मैं आपको Excel के 25 Best Formula, Tips और Shortcuts बताने वाला हूं, जिन्हें आप अपने रोज के काम में इस्तेमाल कर सकते हैं। इनमें कुछ Basic हैं और कुछ ऐसे हैं जो Excel में काम करने की Speed काफी बढ़ा देते हैं।

1. SUM Formula से Total निकालें

अगर आपको किसी Column में मौजूद सभी Numbers का Total निकालना है तो SUM Formula का इस्तेमाल कर सकते हैं।

=SUM(B2:B20)

इससे B2 से B20 तक की सभी Values का Total मिल जाएगा।

Salary, Sales, Expense या किसी भी तरह के Data का Total निकालने के लिए यह Formula बहुत काम आता है।

2. AVERAGE से Average निकालें

किसी भी Numbers का Average निकालने के लिए AVERAGE Formula इस्तेमाल करें।

=AVERAGE(B2:B20)

उदाहरण के लिए अगर 20 Employees की Salary दी हुई है और आपको Average Salary निकालनी है तो यह Formula काम आएगा।

3. MAX से सबसे बड़ी Value खोजें

किसी Data में सबसे बड़ी संख्या पता करनी हो तो MAX Formula लगाएं।

=MAX(B2:B20)

इससे दिए गए Range में सबसे बड़ी Value मिल जाएगी।

4. MIN से सबसे छोटी Value खोजें

सबसे छोटी Value निकालने के लिए MIN Formula का इस्तेमाल करें।

=MIN(B2:B20)

यह Formula Marks, Salary, Sales या किसी भी Number वाले Data में काम आ सकता है।

5. COUNT से Numbers Count करें

अगर आपको यह पता करना है कि किसी Range में कितने Cells में Number मौजूद है, तो COUNT इस्तेमाल करें।

=COUNT(B2:B100)

यह सिर्फ Numeric Values को Count करता है।

6. COUNTA से भरे हुए Cells Count करें

अगर आपको Numbers के साथ-साथ Text वाले Cells भी Count करने हैं तो COUNTA ज्यादा उपयोगी है।

=COUNTA(A2:A100)

इससे पता चल जाएगा कि दिए गए Range में कितने Cells खाली नहीं हैं।

7. IF Formula से Condition लगाएं

Excel का सबसे ज्यादा इस्तेमाल होने वाला Formula है IF।

मान लीजिए Marks B2 में हैं और आपको देखना है कि Student Pass है या Fail।

=IF(B2>=33,"Pass","Fail")

अगर Marks 33 या उससे ज्यादा हैं तो Pass आएगा, वरना Fail।

8. COUNTIF से किसी चीज को Count करें

अगर आपको किसी एक नाम, Department या Status की संख्या निकालनी है तो COUNTIF इस्तेमाल कर सकते हैं।

=COUNTIF(C2:C100,"Sales")

इससे पता चल जाएगा कि Sales Department कितनी बार मौजूद है।

9. SUMIF से Condition के आधार पर Total निकालें

अगर आपको सिर्फ किसी एक Category का Total निकालना है तो SUMIF बहुत काम का Formula है।

=SUMIF(C2:C100,"Sales",D2:D100)

इससे Sales Department की Salary या Sales Amount का Total निकाला जा सकता है।

10. VLOOKUP से Data खोजें

VLOOKUP Excel का बहुत Popular Formula है। इसकी मदद से आप किसी बड़े Data में से जरूरी जानकारी निकाल सकते हैं।

=VLOOKUP(A2,E2:H200,4,0)

उदाहरण के लिए आपके पास Employee ID है और आपको उसी ID से Employee की Salary निकालनी है, तो VLOOKUP इस्तेमाल कर सकते हैं।

11. XLOOKUP का इस्तेमाल करें

अगर आपके Excel Version में XLOOKUP उपलब्ध है तो यह VLOOKUP का एक बेहतर और Flexible विकल्प है।

=XLOOKUP(A2,E2:E200,H2:H200)

इसमें Lookup Value और Result Range को अलग-अलग Select किया जा सकता है।

12. CONCAT से Text जोड़ें

दो या उससे ज्यादा Text को एक साथ जोड़ना हो तो CONCAT Formula उपयोगी है।

=CONCAT(A2," ",B2)

अगर A2 में First Name और B2 में Last Name है तो दोनों को एक साथ दिखा सकते हैं।

13. LEFT से शुरुआत के Characters निकालें

किसी Text के Left Side से कुछ Characters निकालने हों तो LEFT Formula इस्तेमाल करें।

=LEFT(A2,5)

इससे A2 के Text के पहले 5 Characters मिल जाएंगे।

14. RIGHT से Last Characters निकालें

Text के आखिर से Characters निकालने के लिए RIGHT Formula इस्तेमाल करें।

=RIGHT(A2,4)

यह खासकर ID, Mobile Number या Code से आखिरी कुछ Characters निकालने में काम आता है।

15. LEN से Characters Count करें

किसी Cell में कितने Characters हैं, यह पता करने के लिए LEN Formula इस्तेमाल करें।

=LEN(A2)

इससे Text की Length पता चल जाएगी।

Excel के जरूरी Tips और Shortcuts

अब Formula के बाद कुछ ऐसे Excel Tips और Keyboard Shortcuts देखते हैं जो रोज काम करने वालों के लिए बहुत उपयोगी हैं।

16. Ctrl + C और Ctrl + V

Copy और Paste करने के लिए सबसे Basic और जरूरी Shortcut है।

• Ctrl + C → Copy
• Ctrl + V → Paste

इससे बार-बार Mouse का इस्तेमाल करने की जरूरत नहीं पड़ती।

17. Ctrl + Z से गलती Undo करें

अगर Excel में गलती से कोई Data Delete या Change हो गया है तो:

Ctrl + Z

दबाकर पिछला Action Undo कर सकते हैं।

यह Shortcut Excel में काम करते समय सबसे ज्यादा काम आने वाले Shortcuts में से एक है।

18. Ctrl + F से Data खोजें

अगर Sheet में हजारों Records हैं और आपको किसी खास Name या Number को ढूंढना है तो Mouse से खोजने की जरूरत नहीं है।

बस दबाएं:

Ctrl + F

फिर अपना Search Term लिखें और Excel तुरंत उसे खोज देगा।

19. Ctrl + H से Find and Replace करें

अगर आपको पूरी Sheet में किसी पुराने शब्द को नए शब्द से Replace करना है तो:

Ctrl + H

का इस्तेमाल करें।

उदाहरण के लिए पूरी Sheet में Delhi को Patna से बदलना हो तो यह Shortcut बहुत उपयोगी है।

20. Ctrl + Shift + L से Filter लगाएं

Excel में Data Filter करने के लिए:

Ctrl + Shift + L

दबाएं।

इससे आपके Data में Filter लग जाएगा और आप जरूरत के हिसाब से सिर्फ चुना हुआ Data देख सकते हैं।

21. Ctrl + Arrow से Data के आखिरी हिस्से पर जाएं

अगर आपके पास बहुत बड़ा Data है तो बार-बार Scroll करने की जरूरत नहीं है।

Ctrl + Arrow Key दबाने पर आप Data के आखिरी हिस्से तक जल्दी पहुंच सकते हैं।

उदाहरण:

Ctrl + ↓ → नीचे के Data तक जाएं।

22. Alt + = से AutoSum करें

Total निकालने के लिए Formula manually लिखने की जरूरत नहीं है।

जिस Cell में Total चाहिए वहां जाकर:

Alt + =

दबाएं।

Excel खुद आसपास के Data को पहचानकर SUM Formula लगा देता है।

23. F2 से Cell को जल्दी Edit करें

अगर किसी Cell के अंदर मौजूद Data या Formula को Edit करना है तो उस Cell पर जाकर:

F2

दबाएं।

इससे Cell सीधे Edit Mode में चला जाता है।

24. Double Click से Formula नीचे Fill करें

मान लीजिए आपने किसी Column की पहली Row में Formula लगाया है और नीचे 500 Rows तक वही Formula लगाना है।

ऐसे में Formula को नीचे तक Drag करने की जरूरत नहीं है।

Formula वाले Cell के नीचे-दाएं Corner पर Double Click करें। अगर बगल वाले Column में लगातार Data है, तो Excel Formula को नीचे तक Fill कर देगा।

यह छोटा सा Tip आपका काफी समय बचा सकता है।

25. Pivot Table से बड़े Data का Summary बनाएं

अगर आपके पास सैकड़ों या हजारों Records हैं तो हर चीज का हिसाब manually निकालना बहुत मुश्किल हो सकता है।

ऐसे समय में Pivot Table बहुत काम आता है।

इसकी मदद से आप कुछ ही Click में:

• Department Wise Salary
• Product Wise Sales
• Month Wise Report
• Employee Wise Data
• Total और Average

जैसी Reports तैयार कर सकते हैं।

अगर आप Excel में ज्यादा Data के साथ काम करते हैं तो Pivot Table जरूर सीखना चाहिए।

Excel Formula और Shortcut की Quick List

No.	Formula / Shortcut	काम
1	SUM	Total निकालना
2	AVERAGE	Average निकालना
3	MAX	सबसे बड़ी Value
4	MIN	सबसे छोटी Value
5	COUNT	Numbers Count
6	COUNTA	Filled Cells Count
7	IF	Condition लगाना
8	COUNTIF	Condition के अनुसार Count
9	SUMIF	Condition के अनुसार Total
10	VLOOKUP	Data Search करना
11	XLOOKUP	Advanced Lookup
12	CONCAT	Text जोड़ना
13	LEFT	शुरुआत के Characters
14	RIGHT	Last Characters
15	LEN	Characters Count
16	Ctrl + C	Copy
17	Ctrl + V	Paste
18	Ctrl + Z	Undo
19	Ctrl + F	Find
20	Ctrl + H	Find & Replace
21	Ctrl + Shift + L	Filter
22	Ctrl + Arrow	Data के End तक जाना
23	Alt + =	AutoSum
24	F2	Cell Edit
25	Pivot Table	Data Summary

Excel सीखने वालों के लिए जरूरी सलाह

अगर आप अभी Excel सीखना शुरू कर रहे हैं तो एक साथ सारे Formula याद करने की कोशिश मत कीजिए। पहले SUM, IF, COUNTIF, SUMIF और VLOOKUP/XLOOKUP जैसे Formulas को अच्छी तरह समझें।

इसके बाद Keyboard Shortcuts और Pivot Table सीखें। जब आप इन चीजों को अपने Real Data पर इस्तेमाल करना शुरू करेंगे, तो Excel काफी आसान लगने लगेगा।

सबसे अच्छी बात यह है कि Excel सिर्फ Formula याद करने का नाम नहीं है। आपको यह समझना जरूरी है कि किस काम के लिए कौन सा Formula या Tool इस्तेमाल करना है।

निष्कर्ष

Excel में काम करने वाले हर व्यक्ति को हजारों Formula याद रखने की जरूरत नहीं होती। अगर आपको कुछ जरूरी Formula, Tips और Keyboard Shortcuts अच्छी तरह आते हैं तो आप अपने रोज के काफी सारे काम जल्दी कर सकते हैं।

ऊपर बताए गए 25 Formula और Tips में से अगर आप शुरुआत के लिए सिर्फ SUM, IF, COUNTIF, SUMIF, VLOOKUP, XLOOKUP, Filter और Pivot Table सीख लेते हैं, तो Excel में आपकी काफी अच्छी शुरुआत हो जाएगी।

और हां, Formula को सिर्फ पढ़ने से याद नहीं होगा। Excel खोलिए, थोड़ा Data बनाइए और खुद Formula लगाकर देखिए। इसी तरह Practice करने से चीजें जल्दी समझ आती हैं।

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